לא להמציא את הגלגל: שאלונים סטנדרטיים לסקרים ארגוניים 

אני נתקלת מדי פעם בארגון שמחליט לנסח לעצמו שאלון לסקר עמדות עובדים. שאלון מתוצרת עצמית, שתפור לפי מידתו. יש בגישה הזו הגיון. הרי בשאלון כזה השפה אמורה להתאים לארגון, ולכלול את המושגים הייחודיים לו. גם נוסח השאלות אמור להתאים, ולבטא את חזון הארגון, הערכים וההתנהגויות שתומכות בהם. בנוסף לכך, נוסח שאלון של "מישהו מבפנים" יקבע במידה רבה את המונחים שיוצפו בשלב הדיווח על תוצאות הסקר, וישפיע בכך על מידת הקשב והאהדה של קהלים בעלי עניין בארגון.

וזה אפילו נראה פשוט. מה העניין הגדול בניסוח שאלות לסקר? או במילותיו של מנהל אחד: "הרי גמרתי אוניברסיטה, אני לא יכול לנסח כמה משפטים בכמה דקות?". אבל הניסיון מלמד שצריך קצת יותר מכמה דקות. למעשה, ניסוח של פריט בודד בשאלון, היגד או שאלה, יכול לקחת במצטבר חצי שעה. למה כל כך הרבה זמן? כי בדרך כלל מספר בעלי תפקידים בארגון קשורים לתהליך, ומתנהל ביניהם סוג של משא ומתן על כל נושא בשאלון, ועל ביטויו בכל המדדים והפריטים. כמו כן, נדרשת גם בדיקה של כל פריט בשאלון, על מנת להבטיח כי הוא ברור באופן עקבי לכל הקהלים שצפויים להשתתף בסקר. אחרת, התשובות שיתקבלו לא ישקפו את המשמעות הרצויה במדידה. ובכן, חצי שעה לכל פריט. עכשיו צריך רק להכפיל במספר הפריטים בשאלון, שמגיע בסקרים פנים ארגוניים לכמה עשרות.

כדי לחסוך במשאבים, כדאי לשקול שימוש בשאלון סטנדרטי, שמתאים למטרות הסקר. אמנם נדרשת לעיתים התאמה מסוימת לארגון, אבל באופן כללי השאלון הסטנדרטי מנוסח כך שניתן להשתמש בו במגוון רחב של ארגונים, ועל פני מצבים רבים. הפריטים בשאלון הסטנדרטי משמשים ארגונים לאורך זמן, ותוך כדי השימוש, הם משתפרים ומשתכללים. כלומר, מעבר לחסכון במשאבים, התועלת בשאלון הסטנדרטי היא באיכות. לפריטי המשוב הסטנדרטיים יש יתרון, היות שהם עמדו במבחן הניסיון, הוכח כי הם תקפים ומהימנים, ועל כן השימוש בהם מאפשר לאסוף מידע משמעותי.

היות שהסקר נועד כדי ללמוד משהו על הארגון, השאלון הוא רק אמצעי, ולא מהווה בפני עצמו מטרה. כדי ללמוד על הארגון מסקר ארגוני, נדרשת על פי רוב נקודת ייחוס שבאמצעותה ניתן לפרש את התוצאות. התפלגות התגובות של פריטים משאלונים סטנדרטיים, ששימשו ארגונים בעלי מאפיינים שונים ובמשך זמן רב, מהווה נורמה. ניתן להעריך את תוצאות הסקר בהשוואה לנורמה, ולחקור את משמעותה של כל סטייה ממנה. הנורמות עשויות לסייע לזיהוי נקודות חוזק וחולשה, ואף לתרום בתהליך התעדוף של המאמצים לשינוי. אולם, על אף יתרונן של הנורמות, לאחר שימוש אחד או יותר של השאלון הסטנדרטי בארגון, עדיף לקבוע נורמות פנים-ארגוניות. הנורמות הפנימיות עדיפות לצורך הערכת התוצאות, כי הן מאפשרות לנטר את תגובת הארגון לשינויים שחלו בתקופה שלפני הסקר.

לסיכום, סקר סטנדרטי חוסך משאבי זמן ניהולי, מבטיח פריטים איכותיים, תקפים ומהימנים, תורם בכך לאיסוף מידע משמעותי על הארגון, ומאפשר לבחון את המידע בהשוואה לנורמות כלליות, ולנורמות פנימיות בארגון.